참여형 회의 방식 퍼실리테이션(facilitaion)

직장인들이 제일 싫어하는 시간 중 하나가 회의라고 한다. 업무 혁신을 할 때마다 나오는 주제도 ‘불필요한 회의를 줄이자’이다.

회의를 해야 주제가 공유되고 과정이 설명되어 일이 결정되고 실행될 것인데, 왜 회의를 싫어할까?

“자, 우리는 지금부터 이달에 잡아야 할 사냥감에 대해 회의를 하겠습니다. 그런데, 역시 토끼가 제일 만만하겠죠? 저는 주로 올무로 잡았는데 말이죠..”

혹시 회의라는 이름의 방침, 업무전달을 하기 때문이 아닐까?

이미 토끼를 잡기로 정해놓고, 토끼를 잡는 방법을 쥐어짠다던가, 토끼를 잡는 방식조차 정해진 상태에서 전달만 하는 답정너 회의라면 누구나 건성으로 참여하며 시간낭비라고 여길 수밖에 없을 것이다.

 

의사결정을 하는 방식은 매우 중요하다. 의사결정 방식은 어떤 일을 결정하는데 그치는 것이 아니라 의사결정 자체와 결과물의 실행에도 큰 영향을 끼치기 때문이다.

회의를 하는 순간 모든 참여자가 평등하고 수평적인 대화를 할 수 있도록 장치가 있어야 한다. 그래야만 결정과 실행에 참여자가 책임감을 가질 수 있기 때문이다.

 

퍼실리테이션은 참여자의 소통과 협력을 이끌어내는 회의방식이다.

①사람들의 적극적인 참여를 이끌어내며 ②정보-느낌-견해의 소통 방식이 회의의 주가 된다. ③상대의 입장이 되어보는 공감의 역지사지 방식으로 진행되며 ④공통의 발견을 통해 ⑤행동 방향에 대한 합의를 이끌어낸다.

 

그러기 위해서는 회의 진행자, 즉 퍼실리테이터의 태도가 중요하다. 퍼실리테이터는 사람들이 책임감을 가지고 일을 수행할 수 있도록 돕는 사람으로 철저하게 중립적이여야 하며 회의 진행 방식을 투명하게 공개해야 한다.. 또 항상 평정을 잃지 않아야 한다.

 

퍼실레이터는 사람은 기본적으로 현명하며, 올바른 일을 할 수 있고, 또 그렇게 하고 싶어 한다고 믿어야 한다. 또 한 사람보다는 집단이 더 바람직한 결론을 도출할 수 있다는 집단지성과 모든 사람의 의견이 똑같이 소중하다는 것을 알고 회의의 프로세스가 잘 설계되고 계획대로 적용되도록 노력해야 한다.

 

자유로운 회의방식에 익숙하지 않은 사람들을 위해 퍼실레이터는 여러 회의 도구들을 사용할 수 있다.

예를 들어 브레인스토밍이나 역브레인스토밍처럼 자유롭게 의견을 발산하는 방식을 사용할 수도 있고, 원더링 플립차트처럼 동시에 여러개의 아이디어를 차트마다 쓰며 동시다발적으로 의견을 발표할 수도 있고, 한 주제에 대해 그물이나 만다라식으로 관련 의견을 이어 이어 생각을 만들 수도 있다.

의견을 결정할 때도 마찬가지다. 효과와 중요도 혹은 비용 등을 적은 x,y 축을 그리고, 의견을 적은 포스트잇을 이야기를 나누며 붙이다 보면, 어느새 결정이 쉬워진다. 멀티보팅처럼 여러 의견에 스티커를 여러 개 붙여 의사를 표현할 수도 있다. 간단하게 손가락을 사용해서 5~1점까지 점수를 줄 수도 있다.

 

물론 퍼실레이팅 도구는 도구일 뿐이다. 중요한 것은 참여자가 평등하게 참여해 충분히 소통하고 함께 결정하고, 함께 실행한다는 주인 된 참여방식이다.

 

♡회의 순서

회의를 주제(목적)를 명시한다

이 주제가 왜 중요한지를 설명한다

회의 프로세스(순서)를 설명하여 참여자가 예측가능하도록 한다

회의 결과를 설명(목표)

회의 결과의 활용을 설명

시간배분안내

회의 규칙 안내- 수평적 의사결정

퍼실레이터의 역할 안내

회의시작 및 실행